Connaissez-vous le jeu "Ball point game" ? Si ce n'est pas le cas, laissez-moi vous l'expliquer ; sinon, vous pouvez passer au paragraphe suivant :)

1) Jeu du "Ball point" :

Le but du jeu est de faire passer autant de balles d'un panier à l'autre en respectant les règles suivantes :

- Tout le monde fait partie d'une grande équipe.

- La personne qui met la balle en jeu est la seule personne qui peut la retirer du jeu dans le panier de destination.

- Chaque balle doit être en l'air à un moment donné.

- Chaque membre de l'équipe doit toucher chaque balle.

- Les balles ne peuvent pas être passées à vos voisins directs (les personnes directement à gauche ou à droite de vous, ou les deux personnes les plus proches de vous, si vous préférez).

- Toute balle qui tombe par terre ou ne respecte pas les règles est un défaut.

Il y a un total de cinq itérations. Une itération dure 2 minutes. L'équipe a 1 minute 30 pour s'améliorer entre deux itérations.

C'est un jeu puissant qui offre des perspectives pratiques sur les principes Agile, Lean et le concept de flux tout en favorisant le travail d'équipe et l'amélioration continue.

Dans cet article, je vais me concentrer sur la manière dont la stratégie Kanban nous a aidés à battre le record du monde.

Qu'est-ce que la stratégie Kanban ? Restez avec moi, et j'espère que vous comprendrez en partie ce que c'est avec ce qui va suivre…

2) L'association avec la stratégie Kanban d'optimisation du flux

Le but de ce jeu, pris au sens littéral, est d'avoir le plus de balles possible dans le panier de destination à la fin de l'itération.

En faisant passer des balles entre les membres de l'équipe jusqu'au panier de destination, nous créons un flux de balles.

Considérons que le premier membre de l'équipe qui introduit une balle dans le flux est le point de départ.

Le point d'arrivée est lorsque la balle a traversé tous les membres de l'équipe jusqu'à être placée dans le panier de destination.

Tous les membres de l'équipe entre les deux peuvent être considérés comme des états à travers lesquels les balles circuleront, et si les règles du jeu ne sont pas respectées entre deux membres de l'équipe, la balle est éliminée.

Si je fais maintenant un parallèle avec le monde professionnel :

- Panier de départ = Il représente la charge de travail ou le backlog qui doit être traité pour atteindre des objectifs spécifiques ou fournir de la valeur aux clients.

- Balle = Elle peut être assimilée à l'unité de valeur ou à l'élément de travail.

- Panier de destination = Le panier de destination reflète les résultats tangibles ou les livrables que l'équipe a réussi à déplacer du backlog initial ou de la charge de travail à un état de réalisation.

- Règles du jeu = Cela peut faire référence aux politiques de l'entreprise et aux règles qu'un élément de travail doit respecter pour continuer à circuler dans le processus. Par exemple, une entreprise peut avoir des règles strictes en matière de qualité, et une balle qui tombe par terre peut être comparée à un livrable dysfonctionnel qui n'arriverait pas entre les mains du client.

- Membre de l'équipe = Eh bien, la réponse évidente est... le membre de l'équipe. Mais cela peut également représenter les états à l'intérieur du processus.

Ces définitions font partie des trois pratiques de la stratégie Kanban :

1. Définir et visualiser un flux de travail (<= celle-ci)
2. Gérer activement les éléments dans un flux de travail
3. Améliorer un flux de travail

D'autres informations seront incluses dans cet article, car ces trois pratiques fonctionnent de concert pour optimiser le flux de valeur.

Il manque quelques éléments pour compléter les éléments minimum qui doivent figurer dans une définition de flux de travail selon la stratégie Kanban :

- Une définition de la manière dont le travail en cours (WIP) sera contrôlé de son démarrage à son achèvement.

- Un niveau de service attendu (SLE), qui est une prévision de la durée nécessaire à un élément de travail pour passer de son démarrage à son achèvement.

Pour le premier élément manquant (Définition du contrôle du WIP), rentrons dans ce qui s'est passé pendant le jeu lors de notre première itération.

3) La première itération du jeu

Nous étions 36 (un groupe assez important), pour faciliter les choses, l'animateur a décidé que, pour les deux premières itérations, nous serions répartis en 5 groupes différents. Nous étions environ 7 dans chaque groupe (mon groupe comptait 7 personnes). Ensuite, lors du quatrième tour, nous réduirions à 2 groupes, et le cinquième tour serait fait tous ensemble.

Après une petite discussion entre nous dans le groupe sur la manière dont nous allions gérer le flux de balles, nous avons commencé.

• Ce que nous avons fait pendant cette conversation était en fait d'ajouter des règles à notre processus (qui commence et donc termine, comment nous allions collaborer à l'intérieur du processus en définissant notre position dans l'espace que nous avions et qui lancerait des balles à qui et comment nous lancerions les balles, etc.)

J'ai été désigné volontaire pour être celui qui introduisait et donc recevait la balle qui avait circulé pour la mettre dans le panier de destination. Je n'ai vraiment pas eu le temps de voir ce qui se passait dans les autres groupes et en réalité, mes coéquipiers rapidement n'ont pas pu le faire non plus, nous étions pris dans notre flux. Aucun groupe n'a joué cela de la même manière, ce que je relate est ce qui s'est passé dans le groupe où j'étais.

J'ai commencé à introduire une balle à la fois, j'ai commencé lentement et j'ai augmenté la cadence, quelques secondes plus tard, comme je ne voyais pas vraiment de problème de flux, j'ai introduit 2 balles à la fois. Ce faisant, j'ai changé la taille du lot de 1 à 2 et aussi en augmentant le taux d'arrivée des balles dans le système, car je n'ai pas réduit la cadence de prendre quelques balles dans le panier.

• J'ai commencé à changer la taille du lot après avoir reçu les premières balles, à ce moment-là, nous avions un WIP d'environ 6. Cela signifie que si nous avions fait une pause dans le jeu, nous aurions vu 6 balles dans les mains des membres de l'équipe ou en l'air entre deux membres.
• Ce changement a augmenté notre WIP à environ 12.

J'ai ensuite vu la première balle tomber par terre, mais cela semblait encore gérable et je mettais plus de balles dans le panier de destination qu'auparavant. J'ai donc essayé d'introduire 3 balles à la fois, plus de balles ont touché le sol, certains coéquipiers ont commencé à crier "c'est trop rapide ! Je n'arrive pas à suivre".

J'ai expérimenté ce qui se passait à l'intérieur du flux en commençant à recevoir plus de balles à mettre dans le panier de destination tout en devant introduire d'autres balles. J'ai également été négativement impacté par un WIP trop élevé dans le processus et j'ai commencé à être un goulot d'étranglement. Le tour s'est terminé.

• Notre WIP a de nouveau augmenté, mais pas autant, car plus de balles sortaient du flux en touchant le sol et comme certains goulots d'étranglement commençaient à apparaître. J'ai introduit avec une taille de lot de 3 mais j'ai également rapidement ressenti le besoin de ralentir la cadence d'introduction. Ce qui a fortement augmenté, c'était le nombre de défauts (le nombre de balles touchant le sol ou ne respectant pas les règles).

Mon groupe était dans la moyenne au niveau performance (nombre de balles dans le panier de destination).

Dans cette première manche, j'ai en quelque sorte défini comment le WIP était contrôlé en choisissant de changer le taux d'introduction des balles ou la taille du lot (1, 2 ou 3 à la fois). En fait, j'ai dû adapter le taux d'introduction pour pouvoir aussi mettre certaines balles dans le panier de destination (ne choisissez pas d'être celui qui introduit si vous voulez pouvoir respirer un peu dans ce jeu :D). Mes coéquipiers ont donné des indications sur la manière dont le taux d'introduction et la taille du lot devraient être réduits car ils rencontraient des problèmes pour faire circuler les balles et éviter qu'elles ne touchent le sol. Certains coéquipiers ont choisi de garder certaines balles dans une main tout en en lançant une ou deux, ils contrôlaient ainsi le WIP et la taille du lot entre certaines étapes du processus.

Ce que nous avons fait là était en fait ce qu'on appelle dans la stratégie Kanban "gérer activement les éléments dans un flux de travail". Pourquoi ? Parce que nous contrôlions le nombre de balles circulant (WIP), nous évitions également que les balles ne s'accumulent dans les mains, car il était clair que cela augmenterait le risque que les balles tombent par terre (éviter que les éléments de travail ne s'accumulent dans une partie quelconque du flux de travail et ne vieillissent anormalement).

Gérer activement les éléments de travail dans un flux de travail

Gérer activement les éléments du flux de travail peut prendre plusieurs formes, y compris, mais sans s’y limiter, les suivantes:

- Contrôler le travail en cours.

- Éviter que les éléments de travail ne s’accumulent pas dans une partie (ou une section) du flux de travail. 

- S’assurer que les éléments de travail ne vieillissent pas inutilement, en utilisant le niveau de service attendu (SLE) comme référence. 

- Débloquer le travail bloqué.

Source : https://kanbanguides.org/francais/

Avant de commencer la deuxième itération, nous avons eu un bref moment de débriefing dans le but d'introduire quelques optimisations pour mieux performer lors du prochain tour.

Ce que nous avons choisi de faire était d'envoyer un coéquipier chercher des informations sur la façon dont l'équipe la plus performante avait réussi à obtenir ce score (il y avait une énorme différence, x2 ou même x3 par rapport aux autres équipes), pendant que les autres discutaient de ce qui ne s'était pas bien passé et de la manière dont nous pourrions améliorer notre processus.

En faisant cela, nous étions dans la troisième pratique clé de la stratégie Kanban :

• Améliorer un flux de travail

Oh... en fait, peut-être que vous aviez réalisé que cette pratique clé avait déjà été utilisée lors de la première itération.

Je n'ai pas attendu, et mes coéquipiers non plus, pour essayer différentes choses pendant que nous jouions cette première itération, nous avons expérimenté des changements :

• dans le taux d'introduction,
• dans la taille du lot de balles circulant,
• sur la manière dont nous nous passions les balles,
• sur notre position dans l'espace,
• sur la façon dont nous recevions une balle.

Il est important de souligner que la stratégie Kanban n'a pas de réunion définie ou de cadence régulière pour améliorer le flux de travail. Cela devrait se produire chaque fois que les membres du système Kanban estiment que cela doit se produire.

Améliorer le flux de travail

Après avoir rendu la définition du flux de travail explicite, la responsabilité des membres du système Kanban est d’améliorer continuellement leur flux de travail pour atteindre un meilleur équilibre entre efficacité, efficience et prévisibilité. Les informations obtenues par la visualisation et les métriques Kanban guident les améliorations les plus bénéfiques à la définition du flux de travail.

Il est pratique courante de revoir la définition du flux de travail de temps en temps pour discuter et mettre en œuvre les changements nécessaires. Cependant, il n’est pas nécessaire d’attendre une réunion formelle à une cadence régulière pour effectuer ces changements. Les membres du système Kanban peuvent et doivent apporter des modifications juste-à-temps selon ce que dicte leur contexte. 

Il n’y a rien qui oblige de petites améliorations de façon incrémentale au flux de travail. Si la visualisation et les Métriques Kanban indiquent qu’un grand changement est nécessaire, c’est ce que les membres doivent mettre en œuvre.

Source : https://kanbanguides.org/francais/

Nous avons donc fini par mettre en place de nouvelles règles :

• Taille maximale du lot de 2 balles
• Lancer les balles au deuxième coéquipier le plus proche

Notre "espion" nous a rapporté que l'équipe la plus performante avait réussi à avoir autant de balles en formant une chaîne verticale de mains, qui formait un tube sur lequel les balles circulaient (en fait, tombaient) avec une séquence d'une main de quelqu'un puis une main d'un autre membre de l'équipe puis la deuxième main du membre précédent, etc. la dernière main était celle de la personne introduisant les balles en haut du tube.

Super idée ! Mais cela ne serait pas possible avec plus de personnes dans l'équipe, surtout avec 36 personnes que nous formerions lors des 2 dernières itérations.

La deuxième itération a été lancée ! Vite ! nous devions démarrer.

4) La seconde itération

Nous avons commencé... mais nous n'étions pas satisfaits de ce qui se passait après quelques secondes. La dernière règle introduite "lancer les balles au deuxième coéquipier le plus proche" semblait géniale mais elle apportait en réalité de la confusion sur qui devait recevoir les balles de qui. Nous avons tout arrêté, nous avons recommencé à discuter. Plus aucune balle ne circulait.

Au début, nous avons discuté et réorganisé le groupe afin que la dernière règle soit utile, mais en recommençant, nous avons découvert que notre façon de passer les balles n'était pas géniale, nous rencontrions à notre avis trop de défauts (balles qui tombent).

Nous avons finalement utilisé ce que notre espion nous avait apporté de l'autre groupe, au lieu de lancer les balles, nous avons fini par les laisser tomber dans la main d'un coéquipier (en respectant que ce coéquipier ne devait pas être le plus proche de nous). Nous avons organisé notre position les uns par rapport aux autres tout en étant capable de laisser tomber des balles dans la main d'un autre.

Nous avons terminé l'itération avec très peu de balles dans le panier de destination... mais nous avions expérimenté beaucoup de choses et nous étions confiants que cela serait bénéfique pour les prochaines itérations.

Ce que nous avons fait là était aussi les 2 pratiques que nous avons vues avant :

• Définir et visualiser un flux de travail
• Améliorer un flux de travail

Nous avons apporté beaucoup de changements et certains étaient plus importants que d'autres.

Il est en effet un mythe commun selon lequel dans un système Kanban, le changement devrait être petit et incrémental. Si les membres de l'équipe sont convaincus que des changements importants ou nombreux doivent être apportés, ils doivent le faire et passer outre ce mythe.

Nous avons également visualisé le flux de travail, en fait, pendant notre petite et rapide expérimentation, nous avons pris grand soin de visualiser ce qui se passait, nous n'avions pas les 4 métriques de flux disponibles mais seulement 2 : Throughput (il était facile de compter combien de balles arrivaient dans le panier de destination) et WIP (nous pouvions voir que notre WIP était d'environ 12 balles et assez constant autour de cette valeur). Nous ne pouvions avoir qu'une impression sur les 2 autres : le temps de cycle et l'âge des balles actives dans le système, le temps n'était pas suffisant pour mettre en place quelque chose pour les obtenir.

Métriques Kanban

La mise en application du Kanban nécessite la collecte et l’analyse d’un ensemble minimum de métriques de flux (ou métriques). Elles reflètent la santé et les performances actuelles du système Kanban et aideront à éclairer les décisions sur la manière dont la valeur est fournie.

Les quatre métriques de flux obligatoires à suivre sont:

WIP: Le nombre d’éléments de travail démarrés mais non terminés (selon la définition du flux des travaux – DoW).

Débit de sortie (throughput): Le nombre d’éléments de travail terminés par unité de temps. Notez que la mesure du début est le nombre exact d’éléments de travail.

Âge d’un élément de travail (work item age): Le temps écoulé entre le démarrage d’un élément de travail et maintenant. 

Temps de cycle (cycle time): Le temps écoulé entre le démarrage d’un élément de travail jusqu’au moment où il est terminé.

Source : https://kanbanguides.org/francais/

Notre débit pour cette itération était assez catastrophique par rapport aux autres équipes et par rapport à ce que nous avions réussi à faire lors de la première itération. Je me souviens que nous ne pouvions pas vraiment donner le nombre de balles arrivées dans le panier de destination car avec nos différentes expérimentations, nous avions vidé le panier de destination pour essayer quelque chose de différent et voir comment cela se passait. Nous avons donc donné un nombre catastrophique à l'animateur, mais c'était en réalité un peu plus, bien que beaucoup moins que les autres équipes, c'est sûr.

Dans le monde professionnel réel, nous aurions tous pu être licenciés ou nous aurions fini par être contrôlés par quelqu'un qui serait venu nous dire quoi faire.

Eh bien, suivez-moi un peu plus et vous verrez peut-être qu'il faut parfois laisser un peu de temps à une équipe pour trouver comment elle peut performer. Cela ne se produit pas en claquant des doigts.

5) La 3ème itération

La troisième itération a commencé, les balles circulaient bien. J'étais toujours celui qui introduisait et mettait les balles dans le panier de destination, et je peux vous dire que j'étais vraiment actif après environ ~ 15 secondes quand les premières balles qui entraient dans le système revenaient vers moi. J'étais peut-être celui qui voyait le mieux le résultat car j'avais le panier de destination juste en face de moi, mais j'avais le fort sentiment que mes coéquipiers ressentaient également cela. Les balles s'empilaient dans ce panier plus rapidement que jamais. Deux coéquipiers ont introduit une autre amélioration pendant l'itération avec un tempo vocal "Hop, hop, hop" et nous avons tous suivi, chaque "hop" correspondait bientôt à 2 balles tombant dans la main d'un coéquipier ou dans le panier destination.

Nous gérions activement le flux, nous voyions le résultat de l'expérience des deux dernières itérations et de toutes les discussions et expérimentations que nous avions menées dans la deuxième itération.

Nous avons terminé avec plus du double de balles que lors du premier tour, proche du record de l'équipe du "tube de mains".

• Notre grand changement a été bénéfique et nous avions vraiment besoin de cela pour devenir la deuxième meilleure équipe lors de la troisième itération. C'est sûr à 99% qu'une seule amélioration ne nous aurait pas suffi pour atteindre cela.
• Si nous regardions notre débit à la fin des 3 itérations, nous n'étions pas les meilleurs mais pas les pires non plus, bien que nous ayons eu un débit très faible lors de la deuxième itération. La deuxième itération consistant principalement à résoudre les problèmes dans notre flux et à chercher à l'optimiser a été une bonne idée, la grande performance que nous avons eue sur l'itération suivante le prouve.
• Si nous regardions notre débit par itération, nous verrions un flux incohérent et donc non prévisible. Mais d'après ce qui s'est passé par la suite, nous étions sur la bonne voie pour avoir une bonne prévisibilité ainsi qu'une grande efficacité et efficience.

6) La 4ème itération

Lorsque nous nous sommes regroupés pour former seulement 2 équipes, nous n'avons pas rejoint l'équipe à la technique du "tube de mains". Nous avons partagé notre expérience pendant le peu de temps autorisé et avons décidé principalement d'utiliser ce que nous avions fait auparavant avec l'équipe dans laquelle j'étais.

Avec la combinaison de certaines bonnes choses des autres groupes, nous avons eu une excellente performance, meilleure que l'autre groupe qui commençait à avoir du mal avec la technique du tube de main.

Ce que nous avons découvert, c'est qu'avec plus de personnes dans le processus, donc plus d'étapes pour que les balles circulent, il y avait une chance plus importante qu'une balle tombe avant d'arriver au panier de destination. Nous devions faire très attention à la manière dont nous passions les balles. Il était important d'avoir peu de défauts car cela réduisait notre débit mais perturbait également le flux, créant un risque qu'une personne soit hors du tempo et laisse tomber une balle (cercle vicieux).

Au cours de cette itération, nous avions un bon tempo et je pouvais le ressentir clairement car après quelques secondes, j'introduisais 2 balles dans le système et mettais 2 balles dans le panier de destination à peu près dans la même seconde "Hop, Hop !".

Il arrivait que je ne reçoive qu'une seule balle, voire aucune, tandis que j'en introduisais deux nouvelles, mais c'était assez rare. Nous avons réagi rapidement au problème potentiel d'avoir des balles qui tombent au sol et perturbent le tempo.

Le temps de cycle a certainement augmenté un peu car nous faisions tous plus attention, diminuant un peu l'efficacité mais au prix d'une meilleure efficience (moins de défauts donc moins de gaspillage) et d'une meilleure prévisibilité (2 balles par environ ~2,5 secondes de manière constante).

• Notre flux devenait très prévisible

7) La dernière itération et la tentative de record du monde

Lorsque nous avons formé un seul groupe, nous avons également eu le temps de partager notre expérience, nous nous sommes retrouvés avec un consensus pour essayer notre manière, mais ils nous ont apporté une excellente façon de réduire le risque de voir des balles tomber.

Le processus de flux que nous avions créé semblait relativement simple car l'introduction de nouveaux membres de l'équipe se déroulait bien, ils ne peinaient pas à comprendre comment nous avions défini le flux et comment nous le gérions activement.

Si je me souviens bien, nous étions juste derrière le record du monde avec 36 personnes lors de notre première tentative. Je ne me souviens pas exactement de ce que nous avons fait, mais c'était autour de 90. À ce moment-là, nous ne savions pas qu'il y avait un record du monde et que nous allions tenter de le battre lors d'une dernière itération.

L'animateur nous a arrêté avant de lancer la dernière itération pour présenter la tentative de record du monde et notre invité spécial : Maître Mathilde Monceau

La pression dans la pièce a commencé à monter, mais aussi un bon sentiment, le sentiment que nous étions tous alignés pour battre ce record du monde !

La dernière itération a été lancée et... après 2 minutes, nous avons terminé avec un bon tas de balles dans le panier de destination. Nous avions le sentiment d'avoir bien performé, mais nous ne connaissions pas le nombre du record du monde actuel.

Suspense... le précédent record du monde est apparu sur l'écran : 96 balles. Hmmph, c'était plus que ce que nous avions fait la fois précédente, mais nous étions proche.

Je n'ai pas compté en mettant les balles dans le panier de destination, mais j'étais confiant, j'avais le sentiment que nous avions mieux fait.

Notre décompte a commencé... 1... 15... 56... 89... 94... 103... 108 !

Nous l'avions fait !

L'exploit était de taille, le sentiment d'accomplissement collectif était intéressant, sachant que pour la plus part nous ne nous connaissions pas avant. Cet exploit avait créé une relation assez forte et en tout cas très sympathique.

Une performance que j'attribue personnellement à l'utilisation de la stratégie Kanban tout au long de ce jeu.

8) Conclusion

J'espère qu'avec cette histoire et le lien avec la stratégie Kanban, vous en aurez compris une partie.

Cette stratégie s'applique partout où il y a une collaboration d'équipe pour produire quelquechose contribuant à un résultat. Ce n'est pas seulement une stratégie pour les projets informatiques, il existe des exemples de son application en RH, finance, marketing avec un grand succès (consultez pour cela la chaîne ProKanban https://www.youtube.com/@prokanban et "Kanban for everyone").

N'hésitez pas à consulter mes autres articles qui vous donneront plus d'informations sur ce qu'est la stratégie Kanban et comment l'appliquer pour optimiser votre flux de valeur.

Tout cela s'est passé lors de la convention annuelle de l'AFOPE en Octobre 2023. https://afope.org/

L'association de référence des métiers de l'organisation. Elle se veut être l’espace où peuvent se partager entre professionnels de l’organisation les enjeux de leurs métiers et les meilleures façons d’y répondre au service de leurs entreprises.

Oh ! voici le petit diplôme, c'est bien une histoire vraie :)

N'hésitez pas à commenter et à me donner d'autres idées d'articles !

Enfin rejoignez moi dans une de mes classes pour en apprendre plus sur la Stratégie Kanban et l'optimisation de votre flux de valeur !